Modules et fonctionnement de Gest-Entrep
En terme de fonctions, Gest-Entrep se compose de 5 modules principaux et d'un espace d'administration de l'application. Les modules sont compartimentés en plusieurs sous-menus permettant un accès simple et logique aux différentes tâches que l'on souhaite exécuter. L'espace d'administration va permettre quand à lui de paramétrer certains points essentiels de l'application.
- Afin de faciliter la mise en place de Gest-Entrep, un "installeur" est prévu avec l'application et se met en fonction au premier démarrage. Tant que le processus d'installation n'a pas été à son terme, l'invite d'installation s'ouvre systématiquement.
Le principe est de modifier le fichier de configuration en fonction des données de l'utilisateur (nom du serveur, login et mot de passe), de créer la base de données, d'installer les tables et d'intégrer les données de base, de créer les utilisateurs supplémentaires et de lancer l'application tout en renommant le fichier d'installation (pour éviter toute modification non désirée) et de supprimer la table temporaire d'installation. Cette opération ne prend que quelques minutes et permet à un utilisateur novice de paramétrer correctement son application.
- A l'ouverture de l'application, un tableau de bord permet d'avoir une vision synthétique de l'activité. Pour chaque rubrique, un accès direct permet de visualiser en détail les opérations en cours ou les dernières opérations saisies.
Une des rubriques donne en temps réel les articles dont les stocks sont insuffisants vis à vis des paramètres des stocks minimum d'alerte. Il est possible, depuis le tableau de bord, de générer une ou plusieurs commandes de réapprovisionnement de stocks en tenant compte des paramètres d'alerte de stock et du choix du fournisseur par défaut pour chaque article.
Clients :
Permet l'ajout, la modification et la suppression de clients dans la base de données. Saisie d'un ou plusieurs contacts spécifiques à ce client, affectation d'une adresse de facturation par duplication de l'adresse du client ou par choix d'un tiers payeur (compte auxiliaire existant dans la base).
Plusieurs actions sont possibles depuis la fiche du client ; visualisation des contacts, des pièces et des écritures comptables attachés au tiers, création d'un nouveau devis ou d'une nouvelle intervention et blocage du compte du tiers en cas de solde dû trop important (action manuelle). Il est possible également de repérer, par géolocalisation, l'adresse du client et de calculer l'itinéraire pour s'y rendre (calcul depuis l'adresse de l'entreprise déclarée dans les paramètres).Fournisseurs :
A quelques détails près, le fonctionnement de cette rubrique est identique aux clients. La seule différence est l'ajout d'un élément supplémentaire ; le catalogue fournisseur. Ce catalogue est alimenté par les articles de la base de données et permet de saisir le prix d'achat (utile pour les commandes de matériel).Articles :
Ce module va permettre d'alimenter la base de données avec les articles en vente de l'entreprise. Génération d'un code barre calqué sur le code article, choix d'une famille d'article et d'une famille comptable, choix de gérer l'article en stock ou non et possibilité de retirer l'article de la vente sans le supprimer sont quelques unes des options de cette rubrique. Pour chaque article, une photo peut être ajoutée.
Un moteur de recherche spécifique permet une recherche par code barre. Ce code barre se retrouve également sur les étiquettes, petit et grand modèle (avec photo), afin d'identifier chaque article en stock (identification visuelle et identification par lecture du code avec une douchette).
Demande de prix :
Sans relation directe avec la base "articles", cette option va simplement permettre de formaliser une demande de prix d'un article ou plusieurs articles à un fournisseur. En cas d'utilisation régulière, il est envisageable d'intégrer un ajout semi-automatisé des articles dans la base de données ainsi qu'une génération de commande fournisseur à partir de cette demande.Commandes :
Les commandes fournisseurs sont générées de trois façons différentes. Soit en commandes de réapprovisionnement automatiques de stock depuis le tableau de bord, soit depuis la commande client (réapprovisionnement de stock en fonction des quantités commandées par le client et des quantités en stock), soit en commande directe depuis cette rubrique.
Ne sont possibles à passer en commande que les articles figurants dans le catalogue du fournisseur concerné. Si un article n'y figure pas, il suffit d'utiliser l'article "Divers" et de saisir librement le libellé de ce dernier. ATTENTION ! L'utilisation de cet article inclus que les quantités ce dernier ne seront pas en stock et que l'affectation comptable (sur la facture fournisseur) sera différente (compte 606... au lieu du 601...).
Toute commande validée affecte automatiquement les stocks disponibles par ajout des quantités des articles gérés en stock dans la colonne des "réservés fournisseurs".Réceptions de commandes :
Les réceptions de commandes jouent un rôle majeur dans le cycle du module "Achats et stocks" car elles déclenchent de multiples actions.
• Modification des stocks réels des articles réceptionnés,
• Modification du statut de la commande interdisant toute modification de cette dernière,
• Apparition de la ligne de commande dans le tableau "Facturation" (sauf si réception partielle).
Pour chaque article réceptionné, une gestion des reliquats va permettre de suivre les commandes en temps réel et limiter l'augmentation des stocks aux quantités réceptionnées. Une fois la commande réceptionnée en totalité, cette dernière ne peut plus être modifiée (il est toujours possible de visionner la réception de commande).
Par expérience, certaines personnes passent des commandes chez les fournisseurs soit par téléphone, soit en utilisant un bon de commande sur papier libre. Sans obligation de saisir la commande qui est livrée, il est possible de réceptionner une livraison et d'intégrer les articles dans le stock en choisissant l'option "Saisie directe".Annulations de commandes :
Petite option qui n'a pour utilité que de retirer une commande de la liste des commandes en cours sans la supprimer. Les articles sont sortis du calcul des quantités disponibles.
A tous moments, une commande annulée peut être réintégrée dans la liste des commandes et modifiée à souhait.Retours fournisseurs :
Une livraison peut être non conforme à une commande ou des articles peuvent être défectueux. Le retour fournisseur permet de pointer, à partir d'une réception de commande, le ou les articles et les quantités à retourner chez le fournisseur. Le but de cette opération est de régulariser les stocks et d'avoir une trace de chaque retour de matériel.Stocks :
Plus important et plus complexe dans son fonctionnement, la rubrique "Stocks" revêt une importance capitale dans le fonctionnement de l'application. Pour beaucoup d'entreprise, les stocks sont trop souvent un point négligé alors qu'une gestion stricte des stocks permet une meilleur gestion de sa trésorerie.
Une des actions à privilégier avant toute utilisation est de saisir les quantités minimum d'alerte de stock pour chaque article. Cette saisie a deux rôles ; afficher sur le tableau de bord les lignes d'articles en insuffisance de stock et interdire la facturation de ces derniers. Cela évite de se retrouver avec des stocks négatifs (ce qui n'est théoriquement pas possible).
L'inventaire et le réajustement des stocks permet d'avoir des stocks justes, aussi bien en quantité qu'en valeur. Les inventaires sont fait sur chaque dépôt existant. Les réajustements de stock se font également via le transfert inter-dépôts. Pour tout achat de matériel, seul le stock principal est augmenté. Si d'autres dépôts doivent être réapprovisionnés, il est impératif de passer par le transfert inter-dépôts (déstockage d'un dépôt vers un autre).
En cas de matériel défectueux vendu et en cas de reprise de ce dernier, il faut générer un "retour client" (réintégration dans le stock) avant de générer un "retour fournisseur" (sortie du stock).Factures fournisseurs :
Les factures et les avoirs fournisseurs peuvent être saisis de différentes façons. Depuis une réception (facture) ou une facture (avoir), ou bien en saisie directe.
Possibilité de sélectionner une ou plusieurs réceptions pour lancer la facturation. Bien sur, un contrôle évite la sélection de fournisseurs différents. Pour les avoirs, une seule facture doit être sélectionnée. Les factures et avoirs en saisie directe permettent la création de pièces sans que ces dernières soient attachées à des actions antérieures.
La saisie des règlements ne peut se faire qu'à partir d'une facture existante. Il est possible de saisir le règlement en une fois ou par échéances (plusieurs règlements réguliers). Pour les règlements par chèque, il est possible d'imprimer un courrier d'accompagnement indiquant le nombre de factures réglées avec le chèque joint, le détail des factures concernées ainsi que le montant total.
Devis et avenants :
"Devis et avenants" permet d'exécuter de nombreuses actions en rapport directe avec la vente, de la rédaction du devis à la livraison client.
• Rédaction des devis à partir d'un client existant (création du client en amont),
• Ajout des lignes d'articles depuis code article (liste déroulante) avec possibilité de trier les lignes,
• Choix du taux de TVA à chaque ligne,
• Pour chaque article, affectation et/ou modification du descriptif de l'article (15O caractères maxi.),
• Possibilité de dupliquer un devis existant,
• Acceptation des devis par simple sélection et validation, entrainant l'inscription de l'affaire dans le CA du commercial,
• Saisie des acomptes simplifiée depuis ce module ou plus élaborée, avec facture d'acompte, depuis les règlements,
• A l'acceptation, génération automatique d'un bon de commande client, avec possibilité de commandes de réappro fournisseurs,
• Génération du bon de livraison client.
Il est mis à disposition des "Conditions Générale de Vente" générique et personnalisable. Ces dernières peuvent être éditées à tous moments.
Afin d'éviter d'avoir une liste de devis sans fin, incluant les devis acceptés, en cours et non aboutis, il est possible de clôturer les devis dont aucune suite n'est donnée. Par une simple sélection (case à cocher) et une validation, le dossier sera définitivement clôturé (action irréversible).Interventions et SAV :
Cette rubrique intègre deux parties distinctes ; une première permettant le paramétrage des techniciens et des types d'interventions (par code couleur). Une deuxième permettant de programmer, sur un planning, les interventions et les SAV de l'entreprise.
L'ajout d'intervention peut être effectué de deux manières différentes ; soit depuis la fiche client, soit depuis le planning en cliquant sur le jour désiré. Une intervention peut affecter jusqu'à 4 techniciens sur plusieurs jours. Une fois l'intervention enregistrée, elle est consultable rapidement par survol du curseur de la souris sur l'intervention concernée, ou bien en ouvrant la fiche d'intervention. Elle pourra alors être éditée.
Un suivi des interventions est intégré afin de suivre et modifier le statut des fiches inscrites au planning. En statut "Terminé", la facturation de l'intervention (sauf SAV) est lancée.
Une impression du planning (en liste et totalement paramétrable) est possible afin de pointer manuellement les retours d'interventions. Un journal d'événements est également présent afin de savoir qui modifie et/ou supprime la ou les interventions.Factures et avoirs :
La facturation, opération importante dans la gestion commerciale, doit être la plus simple possible, tout en étant précise et modulable.
Une facture peut être saisie de différente façons :
• Depuis une intervention terminée,
• A partir d'un devis accepté, soit pour une facture globale, soit pour une facture de situation,
• Suite au règlement d'un acompte afin de générer une facture d'acompte,
• En directe, appelée également "Facture négoce".
Dans tous les cas de figure, les lignes de factures peuvent être modifiées à souhait, un taux de TVA peut être choisi indépendamment des autres et l'affectation comptable de chaque ligne peut être modifiée. Comme pour les devis, l'ordre des lignes d'article peut être modifié par simple clic.
Pour les avoirs, même fonctionnement que pour les factures. Création à partir d'une facture ou bien directe, avec le choix de générer un avoir commercial ou un avoir financier.Règlements :
Un règlement ne peut être saisi que sur une facture. Le regroupement de facture n'est pas d'actualité dans Gest-Entrep. Cependant, il est possible de saisir un règlement global comme il est possible de saisir un règlement par échéances (avec calcul automatique des échéances selon 2 critères - nombre d'échéance et périodicité des échéances).
Un système de relance de factures impayées est disponible, avec édition des différents courriers jusqu'à la mise en créance douteuse de la facture concernée (avec génération d'un courrier de demande d'injonction à un huissier).
Des remises bancaires peuvent être éditées afin de déposer chèques et espèces en banque. Pour l'édition de ces bordereaux, sélectionner le ou les règlements concernés (case à cocher) et valider la sélection. Une fois validé, les règlements ne peuvent plus être sélectionnés.
Commerciaux :
Permet l'ajout et la modification des commerciaux de l'entreprise. Depuis la fiche du commercial, il est possible de visualiser la liste des ventes ainsi que le détail des commissions.Commissions sur ventes :
Quand un devis est accepté, une ligne de commission est ajoutée pour le commercial concerné. Dès que le devis est facturé et que la facture est réglée, la ligne de commission est automatiquement modifié (modification de la couleur de ligne) et est ajoutée à la liste des commissions à régler.
Sélection de la ligne et validation permet d'afficher le formulaire de saisie de la commission. Le montant de la commission est automatiquement calculé à partir du taux de commissionnement déclaré dans les paramètres du commercial. Le chiffre d'affaire de la vente tient compte des factures supplémentaires et des avoirs éventuels. Bien sur, tous ces champs restent librement modifiables.
Deux types d'impressions pour chaque commercial ; quittance par vente (ne reprend que la vente concernée) - récapitulatif mensuel des ventes (reprend toutes les ventes du commercial pour le mois sélectionné).
Visualisation des écritures :
Permet un aperçu des écritures comptables, paramétrable par journal et par période.Export compta :
Module d'exportation des écritures comptables vers un fichier .txt ou .csv, avec paramétrage des colonnes utilisées et de l'ordre d'écriture des colonnes.
Ce module peut être modifié sur demande spécifique.Plan comptable :
Plan Comptable Général incluant toutes les classes de comptes, entièrement paramétrable selon les besoins de chaque entreprise ; ajout, suppression et modification des libellés des comptes.
Administration :
La console d'administration donne accès au paramétrage de différents éléments de l'application.
• Coordonnées de l'entreprise,
• Références bancaires de l'entreprise (RIB),
• Ajout et modification différents types de dépôts,
• Ajout et modification des dépôts de l'entreprise,
• Ajout et modification des utilisateurs,
• Ajout et modification des privilèges des utilisateurs,
• Ajout et modification des catégories de clients,
• Ajout et modification des comptes de tiers et comptes de banque par défaut,
• Ajout et modification des civilités,
• Ajout et modification des fonctions des contacts clients et fournisseurs,
• Ajout et modification des liens de parenté des contacts clients,
• Ajout et modification des formes juridiques,
• Ajout et modification des unités de vente,
• Ajout et modification des familles de produits,
• Ajout et modification des familles comptables (pour les articles),
• Ajout et modification des modes de règlement,
• Ajout et modification des taux de TVA.Sauvegarde et Restauration :
Un module de sauvegarde et de restauration des données est intégré à l'application.
Sans connaissances spécifiques de PhpMyAdmin, il est possible de sauvegarder la base de données, dans son intégralité, et de gérer les fichiers de sauvegarde (possibilité de supprimer les fichiers les plus anciens depuis ce module).
En deux clics, la base de données pourra être restaurée en choisissant le fichier de sauvegarde que l'on désire réintégrer. Ces derniers sont nommés avec la date et l'heure de sauvegarde (db_gestentrep-20110721-221745.sql). En cas de plantage de la base de données ne permettant pas le démarrage de l'application, ces fichiers de sauvegarde sont également exploitables depuis la console PhpMyAdmin.