GEST-ENTREP une façon simplifiée de gérer
son entreprise

L'historique de l'application Gest-Entrep

De la réflexion à la conception

Malgré une expérience de plus de 10 ans dans le développement d'applications, c'est l'utilisation d'un logiciel commercial (un ERP dont je tairais le nom) très connu, très chèr et buggé qui m'a décidé, en mai 2010, de démarrer le développement de cette application.
Habituée a développer sous 4D© (Site de 4D.fr), la démarche de Gest-Entrep est différente et se veut ouvert à la personnalisation, car quoi de plus frustrant pour un utilisateur de ne pouvoir adapter totalement son outil à sa façon de travailler. Le quatuor PHP, MySQL, JavaScript et HTML/CSS semblait idéal pour ce cas de figure.

Comment réaliser une application de gestion la plus complète possible sans tomber dans l'éternel problème de l'usine à gaz incontrôlable ?
En restant simple dans la conception, logique dans le fonctionnement de l'application, en respectant les points majeurs de la gestion et, surtout, en s'appuyant sur une expérience dans l'utilisation de différents logiciels de gestion intégré.

La première ébauche

Pour des besoins spécifiques, une première ébauche a été créée afin de retraiter et de partager sur le Web des données provenant d'une base SQL. Il s'agissait de reprendre le fichier client, les fournisseurs, l'ensemble des articles ainsi que les devis et les factures. Tous ces éléments retraités devaient permettre de générer un ensemble de statistiques sur les ventes.
De là, il n'y a qu'un pas à franchir pour créer une application totalement autonome.

Au fur et à mesure de son développement, l'application s'est étoffée pour arriver à ce qu'il est aujourd'hui, c'est à dire un outil de gestion complet permettant de gérer l'activité d'une petite entreprise.
Dans sa version de base, l'application comprend des éléments suivants :

• Fichiers de base (clients, fournisseurs et articles),
• Achats et stocks (demandes de prix, commandes, réceptions de commandes, annulation de commandes, retours fournisseurs, stocks et factures fournisseurs),
• Gestion des ventes (devis et avenants, factures et avoirs et règlements),
• Comptabilité (export compta et plan comptable),
• Administration (console d'administration pour gérer l'application).

Etant insuffisant pour certains pré-utilisateurs, Gest-Entrep s'est amélioré avec la sortie de la version de démonstration en ligne, la première βéta.

Mise en ligne de la première βéta

Le 8 mai 2011, après de nombreux problèmes de serveur, la première version de Gest-Entrep est mise en ligne. Cette version, améliorée depuis la première ébauche, reste encore incomplète et non achevée. Certaines sécurités sur les saisies ne sont pas installées, plusieurs modules ne sont pas finalisés et quelques options sont manquantes.
Les amélioration apportées sont :

• Encours client en temps réel depuis la fiche client, possibilité de bloquer un compte client (impossibilité d'établir des devis et de facturer) et liste des écritures liées au tier,
• Encours fournisseur depuis la fiche fournisseur,
• Impression d'étiquettes (format PDF) depuis le module "articles", reprenant code article, code barre, prix HT et date d'édition,
• Impression de lettre de règlement pour les règlements fournisseurs, reprenant la liste des factures réglées avec le même chèque,
• Duplication des devis, permettant de dupliquer point pour point un devis existant (évite, pour les devis long et complexe, de tout ressaisir),
• Relances de factures améliorés, avec possibilité de basculer une facture en crénce douteuse puis de générer un courrier de demande d'injonction à un huissier,
• Notion de commissions sur ventes, avec gestion des commerciaux, des ventes et calcul des commissions sur ventes. Impression de quittance de règlement de commission par vente ou impression de récapitulatif mensuel de commissions.

D'autres améliorations et d'autres modules sont en cours, comme le module "Interventions et SAV" intégrant un planning, avec suivi d'intervention et facturation, ou encore l'apparition des factures d'acomptes et des factures finales de situation. Ces nouveautés seront présentes dans la version finale et devraient voir le jour avec la mise en ligne de la version αlpha, dans le courant du troisième trimestre 2011.

De βéta à αlpha...

Le 07 aout 2011 voit la mise en ligne de la version αlpha de Gest-Entrep. Même si le travail est permanent sur Gest-Entrep, cette version est très proche de la version finale et il est fort probable que ce soit la dernière pré-version avant la sortie de la version définitive.
Des modifications ont été apportées, tant sur l'aspect visuel que sur la sécurité dans la saisie des données, et des modules ont été ajoutés afin d'améliorer les possibilités du logiciel.

• Adaptation des listes à la largeur de l'écran,
• Restriction dans la validation des formulaires si des éléments sont manquants ou mal saisis,
• Possibilité de saisir et d'éditer des factures d'acomptes et des factures finales de situation,
• Simplification de la sauvegarde des données (un seul clic suffit) et amélioration de la console de restauration des données avec possibilité, en cas de plantage extrème, d'exploiter le fichier de sauvegarde depuis PHPMyAdmin,
• Ajout du module "Interventions et SAV", permettant des gérer et facturer les interventions (standards ou sur devis) et de programmer et visualiser ces dernières sur un planning intégré.

La version définitive est quasi prête et des modifications seront encore apportées d'ici la sortie officielle prévue le 24 octobre 2011.